Hier findet ihr Wissenswertes rund um Cloudmonki, die Technik dahinter sowie wie CloudMonki dir helfen kann deinen beruflichen Alltag zu erleichtern. Wir nehmen Technologietrends unter die Lupe und geben dir wertvolle Tipps wie du deine Arbeit erleichtern kannst. Zudem findet du in unserer Rubrik “Open Source” nützliche Berichte wie du freie Software nutzbringend einsetzen kannst.
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Cloudmonki Blog-Hallo liebe Cloudmonki Community! Hier findet ihr Wissenswertes rund um Cloudmonki, die Technik dahinter sowie wie CloudMonki dir helfen kann…
Diese Einführung in CRM für KMU zeigt dir die grundlegenden Funktionalitäten von ESPO CRM. Cloudmonki ist ESPO CRM Integrationspartner und bietet dir ein einfaches und komplettes Tool für Kundenkontaktmanagement und Kundenbindung.
Finden Sie hier weitere Informationen zu Cloudmonki CRM für KMU. Ebenfalls können Sie hier unsere Paketpreise finden
Automatisierung der Verkaufs Prozesse
Interessenten. Verwalte Interessenten und konvertiere beim Abschluss die Daten in Verkaufschance, Unternehmen und Kontakte. Alles mit 1 Klick.
Verkaufschancen überwachen, Cashflow Prognosen erstellen und gezielt reagieren.
Firmen verwalten und alle Daten und Aktivitäten zentral sammeln und verwalten.
Kontakte. Kontakte können verschiedenen Firmen und anderen Objekte zugewiesen werden, somit sind die nötigen Kontaktdaten immer griffbereit.
Aktivitäten Stream. Über eine Zeitleiste werden Änderungen und Ergänzungen zu einem Objekt angezeigt. Auch Notizen und Kommentare können ergänzt werden.
Folge Funktion. Ein Benutzer kann verschiedenen Objekten folgen. So verpasst man keine Veränderungen. Selbst erstellten Objekten wird automatisch gefolgt.
Reports (verfügbar über Advanced Pack). Möglichkeit individuelle Reports zu bauen um schnell und unkompliziert Informationen aus dem System zu extrahieren.
Workflows (verfügbar über Advanced Pack). Aktionen können ausgelöst werden wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Verfügbare Aktionen: E-Mail senden, Datensatz aktualisieren, neuen Datensatz erstellen, Benachrichtigung erstellen, Datensatz nach bestimmten Regeln zuweisen.
Misc
Mappen. Wird basierend auf Adressinformationen angezeigt.
CRM Email Import – Kundenkontakt Historie und Archivierung
Dieses Tutorial beschreibt den CRM Email Import von Emails aus Ihrer persönlichen Mailbox und wie diese automatisch mit Datensätzen im CRM verknüpft werden. Zudem wird die Filter-Funktionalität erklärt, mit welcher Sie filtern können welche Emails aus Ihren Postfächern berücksichtigt werden sollen.
Erstellung der E-Mail Box
Jeder CRM Benutzer muss diese Aktivität ausführen, sofern man möchte dass die Emails des Mitarbeiters zu den Verkaufschancen, Interessenten usw verknüpft werden.
PS. Es ist auch möglich Gruppen E-Mail Konten zu erstellen und diese im CRM einem Team zuzuweisen. Dies ermöglicht es z.B. einem Sales Team den Import von einem Gruppen Email Konto. Jedes Mitglied des CRM Teams hat Zugriff auf diese Emails im CRM System und die Zuweisung zu einem Lead passiert somit nur einmal!
In diesem Artikel wird die Einbindung eines persönlichen Emailkontos beschrieben. Für die Einbindung von Gruppen Email Konten wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Öffnen Sie Ihr CRM Sytem über Ihr Portal oder öffnen Sie direkt die URL crm.cloudmonki.info (Ersetzen Sie cloudmonki.info mit Ihrer persönlichen Domain) und öffnen Sie den Bereich E-Mails
Im E-Mail Modul angelangt wählen Sie über die 3 Punkte den Menüeintrag “Persönliche E-Mail Konten”
Anschliessend wählen Sie E-Mail Konto erstellen
In der folgenden Maske definieren Sie bitte folgende Felder
Füllen Sie die Felder wie oben beschrieben mit Ihren persönlichen Emailbox Daten. Ersetzen Sie die Domain cloudmonki.info mit Ihrer persönlichen Domain.
Überwachte Ordner: Entscheiden Sie hier welche Ordner Ihrer Emailbox überwacht werden soll, alle neuen Emails in den gewählten Ordnern werden importiert. Tipp: Möchten Sie dass nur Kunden-relevante Emails ins CRM System importiert werden, bietet es sich an im Emailserver einen Ordner “Kunden” unterhalb des Posteingangs zu erstellen. Schieben Sie alle Kunden-relevanten Emails aus dem Posteingang in den neuen Ordner “Kunden”. Wählen Sie dann hier im CRM System den Import der Emails aus dem Ordner “Kunden”.
Gesendete E-Mails speichern: Wählen Sie den Mailbox Ordner wo Emails gespeichert werden sollen wenn Sie Emails direkt über das CRM System verfassen. Dies ermöglicht Ihnen die gesendete Mail später auch unter den gesendeten E-Mails in Ihrem Mailprogramm zu finden.
Sobald Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie die Verbindung testen in dem Sie auf “Verbindung prüfen” klicken.
Ist alles in Ordnung wählen Sie “Speichern” oben links. Der Import der Emails sollte sogleich beginnen.
Das CRM System führt eine automatische Zuweisung zu Verkaufschancen usw durch. Das System vergleicht dazu die Emailadressen aus den E-Mails und den E-Mail Adressen, welche Sie Interessenten und Kontakten zugewiesen haben. Sollte der CRM Email Import nicht wie gewünscht funktionieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Filtereinstellungen
Filter dienen dazu um z.B. ungewünschte Emails beim Import vom Email Server zu unterdrücken.
Nachdem die Mailbox im CRM erstellt wurde, können Filter dazu angelegt werden. Klicken Sie dazu auf das Plus Zeichen im Bereich “Filter”
In der darauf folgenden Maske kann definiert werden welche Inhalte geprüft werden sollen
Von: Mails von diesen Absendern werden nicht importiert
An: Mails an diese Empfänger werden nicht importiert
Betreff: Mails mit angegebenen Betreff werden nicht importiert
Mailinhalt: Mails mit dem angegebenen Inhalten werden nicht importiert
Merke: Es sind jeweils auch Wildcards mit * möglich, wie z.B. *@myfamily.com berücksichtigt alle Emailadressen der Domäne myfamily.com
Nach erfolgreicher Definition mit Klick auf “Speichern” abschliessen.
CRM Events mit persönlichem Kalender synchronisieren
Dieses Tutorial beschreibt wie Events wie Meetings, Anrufe oder Aufgaben aus Cloudmonki CRM mit Ihrem persönlichen Kalender im Cloudmonki Mail Server synchronisiert werden können.
Um die Synchronisation Ihrer CRM Events mit Ihrem Kalender zu aktivieren, ist es zunächst notwendig einen neuen Kalender zu erstellen. Dieser Kalender muss zwingend den Namen “CRM” tragen. Um die Einrichtung des Kalenders zu starten loggen Sie sich unter https://mail.meine-domain.com ein (Ihr Webmail Portal)
Zum Bereich Kalender wechseln und dort einen neuen Kalender anlegen. Klicken Sie dazu auf die 3 Punkte in der oberen Leiste und wählen Sie “Add Calendar”.
Als Namen “CRM” eingeben und ev. Farbe vergeben
Nun Speichern. Anschließend die Kalender Einstellungen nochmals öffnen. Markieren Sie dazu den gerade erstellten Kalender, klicken Sie erneut auf die 3 Punkte in der oberen Leiste und wählen Sie “Bearbeiten”.
Hier klicken Sie auf die Registerkarte “Teilen” und dann auf Hinzufügen.
Es öffnet sich folgende Maske. Hier wählen Sie den Benutzer system@meine-domain.com (meine-domain.com austauschen mit Ihrer realen Domain) und vergeben Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und Löschen.
Anschließend speichern. Das wars! Innerhalb der nächsten Minuten sollten die ersten Events aus dem CRM System in Ihrem neuen CRM Kalender auftauchen.
Wenn keine Events übertragen werden prüfen Sie die Anleitung nochmal, prüfen Sie ob die Events im CRM in der Vergangenheit liegen. Sollte alles i.O. sein wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Synchronisierung von Cloud Daten mit lokalen PC/Notebook
Dieses Tutorial beschreibt wie man Bibliotheken aus der Cloud mit dem lokalen PC/Notebook synchronisieren kann. Zudem wird beschrieben wie lokale Ordner in die Cloud synchronisiert werden und welche dort als neue Bibliothek angelegt werden
Download von Cloud Bibliotheken
Zunächst kann man online die Bibliotheken anlegen die man benötigt und über die Upload Funktion Dateien hochladen. Wie das funktioniert kannst du HIER nachlesen.
Wir gehen nun von folgender Situation aus:
In der Cloud sind schon einige Bibliotheken angelegt. Nun synchronisieren wir eine oder mehrere Bibliotheken mit dem PC/Notebook.
Dazu öffnet man den Seafile Synchronisations Client. Wie dieser installiert wird, wird in HIER beschrieben.
Im Datenbereich des Seafile Client sieht man wieder die Bibliotheken aus der Cloud. Rechts neben jeder Bibliothek sieht man am Icon dass die Daten nur in der Cloud verfügbar sind und nicht mit dem lokalen PC/Notebook synchronisiert sind.
Nun synchronisieren wir eine dieser Bibliotheken mit dem lokalen PC/Notebook.
Wähle dazu eine Bibliothek, z.B. „Accounting“. Rechtsklick darauf und es öffnet sich folgendes Menü:
Wähle hier nun „Herunterladen und Synchronisieren“
Nun öffnet sich ein Popup wo du angeben kannst wohin die Bibliothek synchronisiert werden soll:
Hier gibt es nun 2 Optionen. Entweder wählst du den Pfad aus wohin die Bibliothek synchronisiert werden soll. (Neuer Ordner mit dem Namen der Bibliothek wird angelegt).
Oder du wählst einen bereits existierenden Ordner, mit dem die Bibliothek zusammen gelegt werden soll.
Neuen Ordner anlegen:
Klicke dazu auf „Auswählen“ und wähle den Pfad wo der neue Ordner angelegt werden soll.
In diesem Fall wird folgender Ordner angelegt: C:/Users/dwadmin/Documents/Accounting. Darin wird dann der Inhalt der Bibliothek „Accounting“ aus der Cloud abgelegt und synchronisiert.
Mit OK bestätigen, die Synchronisation beginnt und kann je nach Grösse der Bibliothek einige Zeit dauern.
Nachdem die Synchronisation abgeschlossen ist erscheint ein grünes Sync Zeichen neben der Bibliotheken.
Upload von lokalen Ordnern und Erstellung neuer Bibliotheken
Es ist auch möglich lokale Ordner direkt mit der Cloud zu synchronisieren. Dabei wird in der Cloud eine neue Bibliothek angelegt.
Nehmen wir an wir möchten den Ordner „Drawings“ mit der Cloud synchronisieren.
Dazu ist es lediglich nötig den Ordner mit der Maus anzuklicken und den Ordner in den Seafile Client zu ziehen und dort loszulassen (Drag and Drop).
Nun öffnet sich folgendes Popup:
Wähle nun den Namen für die neue Bibliothek in der Cloud. Als Vorgabe wird automatisch der Namen des Ordners angegeben.
Zudem kannst du noch wählen ob die neue Bibliothek verschlüsselt werden soll. Wenn du dies aktivierst musst du ein Passwort für die Verschlüsselung angeben (Achtung: Passwort nicht vergessen, sonst sind die Daten verloren und können nicht mehr entschlüsselt werden).
Bestätige mit OK.
Nach der Synchronisation wird die neue Bibliothek im Seafile Client angezeigt.
Sowie auch in der Cloud direkt.
Synchronisation von freigegebenen Bibliotheken.
Es ist möglich Bibliotheken in der Cloud mit Kollegen zu teilen. Wenn ein Kolleg eine oder mehrere Bibliotheken mit mir teilt, kann ich diese Bibliothek auch mit meinen PC/Laptop synchronisieren.
Die freigegebenen Bibliotheken befinden sich im Bereich „Für mich freigegeben“.
Die Synchronisation mit dem lokalen PC/Notebook funktioniert wieder auf die selbe Weise wie oben schon beschrieben.
Bibliothek markieren, Rechtsklick!
Wähle „Herunterladen und synchronisieren“.
Klicke auf „Auswählen“.
Wähle den Pfad wo der neue Ordner angelegt werden soll.
Bestätige mit OK.
Die freigegebenen Bibliothek ist nun auf dem lokalen PC/Notebook verfügbar.
Synchronisation von Änderungen und neuen Dateien.
Merke:
Alle Änderungen an lokalen Dateien in synchronisierten Ordner werden beim Speichern in die Cloud synchronisiert.
Alle Dateien die neu in einen synchronisierten Ordner gelegt werden, werden mit der Cloud synchronisiert.
Beispiel
Wir legen eine neue Datei an im Ordner „Company strategy documents“.
Sekunden später ist die neue Datei auch in der Cloud verfügbar und alle Kollegen die die selbe Bibliothek teilen sehen dann diese neue Datei.
Synchronisation beenden.
Möchte man dass eine Bibliothek nicht mehr mit dem lokalen PC/Notebook synchronisiert wird, kann man dies über den Seafile Client einstellen. Wähle dazu die Bibliothek und klicke mit der rechten Maustaste darauf.
Die Frage ob die Synchronisation beendet werden soll mit Ja bestätigen.
Danach verschwindet das grüne Sync Zeichen neben der Bibliothek.
Der Ordner auf dem lokalen PC/Notebook bleibt bestehen, jedoch werden Änderungen aus der Cloud oder in die Cloud für diesen Ordner nicht mehr berücksichtigt.
ACHTUNG: Um Mehrfach Kalender in Cloudmonki nutzen zu können empfehlen wir NICHT das Exchange Protokoll, sondern das IMAP Protokoll für das Einbinden der Emailbox zu verwenden. Über Exchange werden zwar Kontakte und Kalender automatisch in Outlook integriert, aber es ist nicht möglich multiple Kalender einzubinden. Wenn du also vor hast die Kalender deiner Kollegen auch in Outlook anzuzeigen binde deine Emailbox über IMAP ein und anschliessend folge diesem Tutorial.
Einbinden von Kontakten in Outlook
Damit das Einbinden von Kontakten funktioniert muss zunächst eine kleine Zusatz Applikation installiert werden, diese nennt sich “Caldav Synchronizer” und kann hier herunter geladen werden.
Nach dem Download der Applikation muss diese auf deinem PC installiert werden, doppelklicke dazu auf die Installationsdatei und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm. Bitte berücksichtige dass die App für Outlook Versionen ab 2007 funktioniert.
Nachdem die Installation abgeschlossen ist öffne Outlook, du wirsd sehen dass es nun ein Zusatzmenü Namens “Caldav Synchronizer” gibt.
Um mit dem Einbinden von Kontakten zu beginnen klicke auf “Synchronisationsprofile”
Es öffnet sich ein Popup, dort klicke auf “Multiple Profile hinzufügen”
In der folgenden Abfrage wähle den Standard Caldav/Carddav Account.
Klicke auf OK.
Im Fenster welches sich öffnet gib deine CARDDAV URL an, sowie dein Benutzernamen (Emailadresse) und dein Passwort.
Anschliessend klicke auf “Suche nach Ressourcen und weise Outlook Folder zu”
Es öffnet sich folgendes Fenster wo alle deine Adressbücher sowie alle Adressbücher aufgelistet sind welche für dich freigegeben wurden und die du abonniert hast. Wechsle dazu ins die Registerkarte “Adressbücher”
Nun muss für jedes Adressbuch, welches du verwenden möchtest ein Outlook Adressbuch zugewiesen bzw. erstellt werden. Dazu muss pro Zeile auf die Schalfläche mit den 3 Punkten geklickt werden.
Für dein persönliches Adressbuch z.B. wähle das Outlook Haupt Adressbuch.
Für ein freigegebenes Adressbuch eines Kollegen kannst du ein neues Adressbuch in Outlook erstellen. Klicke dafür auf NEU.
Wähle einen Namen für das neue Adressbuch, es bietet sich an den Namen des Kollegen zu verwenden. Wähle zudem dass es sich um ein Adressbuch handelt. Zum Schluss definiere das Objekt unter dem das neue Adressbuch erstellt werden soll.
Anschliessend klicke auf OK. Das neue Adressbuch wurde erstellt.
Klicke nochmal auf OK um die Zuweisung des Outlook Adressbuchds abzuschliessen!
In diesem Beispiel wird jetzt 1 Adressbuch zu Outlook hinzugefügt.
Mit Klick auf OK den Prozess abschliessen.
Das Adressbuch wurde nun eingebunden, für jedes Adressbuch könnte man jetzt noch Detaileinstellungen machen wie z.b. ob die Synchronisation in beide Richtungen laufen soll oder das Synchronisations Intervall.
Die Einstellungen können aber beim Standard belassen werden.
Mit Klick auf OK wird der Prozess definitiv abgeschlossen und die Adressbücher sind ab sofort verfügbar.
Sobald ein Kollege seinen Kalender für dich freigegeben hat muss du ihn zunächst abonnieren, bevor du Einsicht in den Kalender erhälst. Melde dich dazu erstmal im Webmail an.
Gib Benutzername (Emailadresse) und Passwort an und klicke auf “Anmelden”.
Im Menü wähle Einstellungen
In den Einstellungen angekommen wähle im linken Menü den Eintrag “Ordner”. Im Tab “Ordner” daneben wähle dann den Berech “Other Users” und aktiviere alle Kalender die du abonnieren möchtest.
Aktiviere dazu die checkbox indem du darauf klickst. Du erhälst eine entsprechende Erfolgsmeldung.
Wiederhole dies bei allen Kalendern die du später im Webmail Kalender oder im Thunderbird oder Outlook einbinden möchtest.
ACHTUNG: Um Mehrfach Kalender in Cloudmonki nutzen zu können empfehlen wir NICHT das Exchange Protokoll, sondern das IMAP Protokoll für das Einbinden der Emailbox zu verwenden. Über Exchange werden zwar Kontakte und Kalender automatisch in Outlook integriert, aber es ist nicht möglich multiple Kalender einzubinden. Wenn du also vor hast die Kalender deiner Kollegen auch in Outlook anzuzeigen binde deine Emailbox über IMAP ein und anschliessend folge diesem Tutorial.
Kalender freigeben und abonnieren
Wenn du Kalender von Kollegen mit einbinden möchtest müssen deine Kollegen erstmal die Freigabe für dich erteilen. Siehe dazu folgendes Tutorial:
Einbinden von einem oder mehreren Kalendern in Outlook
Damit das Einbinden von Kalendern funktioniert muss zunächst eine kleine Zusatz Applikation installiert werden, diese nennt sich “Caldav Synchronizer” und kann hier herunter geladen werden.
Nach dem Download der Applikation muss diese auf deinem PC installiert werden, doppelklicke dazu auf die Installationsdatei und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm. Bitte berücksichtige dass die App für Outlook Versionen ab 2007 funktioniert.
Nachdem die Installation abgeschlossen ist öffne Outlook, du wirsd sehen dass es nun ein Zusatzmenü Namens “Caldav Synchronizer” gibt.
Um mit dem Einbinden von Kalendern zu beginnen klicke auf “Synchronisationsprofile”
Es öffnet sich ein Popup, dort klicke auf “Multiple Profile hinzufügen”
In der folgenden Abfrage wähle den Standard Caldav/Carddav Account.
Klicke auf OK.
Im Fenster welches sich öffnet gib deine caldav URL an, sowie dein Benutzernamen (Emailadresse) und dein Passwort.
Anschliessend klicke auf “Suche nach Ressourcen und weise Outlook Folder zu”
Es öffnet sich folgendes Fenster wo alle deine Kalender sowie alle Kalender aufgelistet sind welche für dich freigegeben wurden und die du abonniert hast.
Nun muss für jeden Kalender ein Outlook Kalender bzw. erstellt werden. Dazu muss pro Zeile auf die Schalfläche mit den 3 Punkten geklickt werden.
Für deinen persönlichen Kalender z.B. wähle den Outlook Hauptkalender
Für einen freigegebenen Kalender eines Kollegen kannst du einen neuen Kalender in Outlook erstellen. Klicke dafür auf NEU.
Wähle einen Namen für den neuen Kalender, es bietet sich an den Namen des Kollegen zu verwenden. Wähle zudem dass es sich um einen Kalender handelt. Zum Schluss definiere das Objekt unter dem der neue Kalender erstellt werden soll.
Anschliessend klicke auf OK. Der neue Kalender wurde erstellt.
Klicke nochmal auf OK um die Zuweisung des Outlook Kalenders abzuschliessen!
Es werden nun 2 Kalender zu Outlook hinzugefügt.
Mit Klick auf OK den Prozess abschliessen.
Die Kalender wurden nun eingebunden, für jeden Kalender könnte man jetzt noch Detaileinstellungen machen wie z.b. ob die Synchronisation in beide Richtungen laufen soll oder das Synchronisations Intervall.
Die Einstellungen können aber beim Standard belassen werden.
Mit Klick auf OK wird der Prozess definitiv abgeschlossen und die Kalender sind ab sofort verfügbar.
Dieses Tutorial beschreibt wie man seinen Kalender mit Kollegen teilt
Das Teilen von Kalendern kann nur über Webmail erfolgen, es ist nicht möglich seinen Kalender über Outlook oder Thunderbird zu teilen. Somit gilt als erstes sich am Webmail anzumelden.
Gib deinen Benutzernamen und dein Passwort ein und klicke auf Anmelden.
Anschliessend wähle über das Menü die Einstellungen aus
In den Einstellungen angekommen selektiere links den Menü Eintrag “Ordner” im Reiter “Ordner” selektiere dann den Kalender den du teilen möchtest und klicke dann im rechten Fenster auf das PLUS Zeichen
Hier gib nun an welche Mitarbeiter Einsicht in deinen Kalender erhalten. Wenn du zumindest 3 Buchstaben vorgibst, werden dir alle Mitarbeiter aufgelistet die die eingegebenen Buchstaben im Namen haben.
Du kannst zudem noch wählen ob der gewählte Kollege nur Leserechte oder auch Schreibrechte auf deinem Kalender erhalten soll. Nachdem du die Einstellungen getätigt hast mit Klick auf “Speichern” abschließen.
Nun erscheint die Freigabe in der Liste
Die Freigabe wurde erteilt. Wiederhole dies für alle Kollegen die Einsicht in deinen Kalender erhalten sollen.
Anschliessend kann derjenige, dem du den Kalender freigegeben hast, deinen Kalender in seinem Outlook oder Thunderbird reinhängen, siehe dazu folgende Tutorials:
In diesem Tutorial wird beschrieben wie du Emails unter Berücksichtigung von eines oder mehrerer Kriterien an andere Personen weiterleiten kannst.
Logge dich in dein Webmail Portal ein (mail.deinedomain.com).
Gehe in den Bereich Einstellungen.
Wähle “Filter”
Klicke auf das + Symbol um einen neuen Filter anzulegen.
Jetzt wähle einen Namen für den Filter und definiere die Arbeitsweise dieses Filters.
Du kannst mehrfache Kriterien definieren in dem der Filter anspringen soll. Einfach über das + Symbol so viele Kriterien hinzufügen wie du benötigst. Du kannst auch einfach alle deine Emails an eine andere Emailadresse weiterleiten.
Speichere die Definition. Die Einstellungen werden sofort wirksam!
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